9 sposobów na znalezienie odpowiedniego systemu zarządzania recepturami i kosztorysowania menu
9 sposobów na znalezienie odpowiedniego systemu zarządzania recepturami i kosztorysowania menu. Koszty receptur i menu są jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia udanej restauracji. Jednak często nie poświęca się im czasu i uwagi, na jakie zasługują.
I rozumiemy, obliczanie (a dokładniej aktualizowanie) cen menu to żmudna, ciężka praca. Robienie tego ręcznie jest cholernie niemożliwe do utrzymania w tej gospodarce, a sprzed pandemii metody aktualizowania cen raz lub dwa razy w roku po prostu nie tną, jeśli chcesz utrzymać rentowność.
Sprowadza się to do wykorzystania technologii restauracyjnej. Przy tak niewielkich marżach branżowych, technologia restauracyjna opracowana w celu pomocy w operacjach była zazwyczaj postrzegana pozytywnie, a koszty jako główna bariera. Dziś konieczne jest unikanie podejmowania decyzji na ślepo.
Badanie SpotOn State of Restaurant Tech wykazało, że 75% operatorów we wszystkich segmentach planuje wdrożyć nowe technologie w 2023 r., A 71% spodziewa się zwiększenia wydatków na te systemy technologiczne. Bezpiecznie powiedzieć, że czasy, są a-changin”.
Ale jeśli chodzi o zarządzanie kosztami menu, czego powinni szukać restauratorzy? Sprawdź poniżej.
9 sposobów na znalezienie odpowiedniego systemu zarządzania recepturami i kosztorysowania menu:
Ochrona receptur
Dla wielu restauratorów receptury mogą mieć bardzo emocjonalne znaczenie. Przepis na ciastka cioci Zosi, lub niedzielny sos babci Hanki. Restauracje to nie tylko jedzenie, które serwują, podobnie jak przepisy nie dotyczą tylko składników.
Ochrona i zachowanie ukochanych przepisów może być istotną częścią prowadzenia restauracji, więc upewnij się, że system kalkulacji kosztów przepisów i menu jest chroniony, aby zapobiec przypadkowym zmianom lub dostępowi.
Wasz zespół jest pełen byłych GM, szefów kuchni, kucharzy więc rozumiem, że dzielenie się wszystkimi informacjami finansowymi z zespołem może nie być wygodne lub preferowane. Jeśli obawiasz się, że pracownicy zobaczą koszty lub marże, zarządzanie dostępem może również uniemożliwić udostępnianie lub wyświetlanie informacji bez Twojej zgody.
Automatycznie aktualizowane ceny produktów
Kalkulacja kosztów menu może być dokładna tylko wtedy, gdy ceny produktów są dokładne i aktualne. Często odbywa się to za pomocą arkusza kalkulacyjnego, sporej dawki cierpliwości i kilku godzin wolnego czasu (który ma każdy, kto pracuje w restauracji, prawda?).
Powinieneś również poszukać systemu oferującego automatyczne alerty cenowe dla cen produktów, które przeskakują ustalone limity. Jeśli masz małe menu z ograniczonymi produktami, może to być dla Ciebie mniejszym problemem. Jeśli jednak świadczysz wiele usług dziennie i więcej niż kilka produktów, korzystanie z oprogramowania do śledzenia cen jest oczywiste.
Wyświetlacz kuchenny i możliwości szkoleniowe
Podnieś rękę, jeśli twoje przepisy żyją w lepkim 3-pierścieniowym segregatorze. Trzymaj rękę w górze, jeśli lubisz wpisywać nowe przepisy lub zmiany w istniejących, drukować je, znajdować wspomniany segregator i dodawać nowe strony. Jeśli twoja ręka jest nadal w górze, nadszedł czas, aby ulepszyć grę zarządzania przepisami.
Cyfrowe przechowywanie przepisów ma wiele zalet, z których pierwszą jest dostępność. Zamiast gigantycznego segregatora, wszystkie Twoje przepisy są przechowywane w chmurze, dzięki czemu są dostępne z dowolnego miejsca, w tym z wielu wyświetlaczy kuchennych jednocześnie. Dzięki systemowi opartemu na chmurze możesz wyciągnąć telefon i szybko wyszukać dokładne składniki bez konieczności podsłuchiwania szefa kuchni podczas przerwy na papierosy. Zarówno Twój gość (jak i szef kuchni) będą Ci wdzięczni.
Jeśli masz masz ograniczony personel , cyfrowe wyświetlacze kuchenne mogą bardzo pomóc, jeśli chodzi o szkolenie nowych pracowników. Poszukaj systemu, który pozwala również dodawać zdjęcia i filmy z przepisem, aby uzyskać jeszcze większą przejrzystość.
Uniwersalne aktualizacje
Jeśli masz wiele jednostek, ważne jest, aby upewnić się, że system zarządzania kosztami receptur i menu pozwala na jednorazowe wprowadzenie zmian, a następnie automatyczną aktualizację we wszystkich lokalizacjach. Pomaga to w komunikowaniu zmian między lokalizacjami (prawdopodobnie nadal będziesz musiał je przynajmniej powiadomić), a także pomaga w kontroli.
Jest to również miejsce, w którym kategoryzacja aż do poziomu składnika (a nie nazwy towaru dostawcy) ma duży wpływ.
Gdy aktualizujesz lub dodajesz przepis używany w wielu jednostkach, produkty w tym przepisie mogą się różnić w zależności od lokalizacji. Aby koszty żywności pozostały dokładne, oprogramowanie będzie musiało pobierać ceny z najnowszych faktur każdego sklepu. Nie będzie to problemem, jeśli oprogramowanie oddzieli produkty do poziomu składnika.
Analiza i inżynieria menu
Koszty menu i dania to dopiero początek prawdziwej optymalizacji rentowności menu. Dla tych, którzy kręcą się już jakiś czas w gastronomii, mogą wiedzieć co kryje się za końmi pługowymi, gwiazdami, psami i łamigłówkami oraz ich istnieniem w inżynierii menu. Jeśli nie, nie poć się – tutaj znajdziesz artykuł
Poszukaj oprogramowania do kalkulacji kosztów menu i zarządzania recepturami, które łączy się z punktem sprzedaży za pomocą mapowania, dzięki czemu możesz dokładnie śledzić sprzedaż według pozycji menu poprzez to, co jest codziennie dziurkowane (wbijane na gwóźdź 😉 ).
Łatwe przesyłanie i importowanie
Dużą przeszkodą w śledzeniu przepisów może być ich cyfrowa transkrypcja, jeśli są pisane ręcznie (lub w ogóle nie są zapisane!). Jeśli oprogramowanie do zarządzania recepturami zintegruje się z fakturami, wprowadzanie przepisów będzie znacznie łatwiejsze, ponieważ Twoje produkty będą już w oprogramowaniu. Wystarczy wpisać, aby wyszukać i wybrać produkty, które chcesz.
W zależności od menu może to być obszerny proces. Jeśli czas jest większą przeszkodą niż budżet, niektóre systemy zarządzania recepturami zapewniają usługi importowania przepisów.
Należy pamiętać, że konieczne będzie podjęcie pewnych wysiłków i nadzoru w celu zapewnienia dokładności. Z tego powodu zalecamy odmierzanie receptur objętością lub wagą w jak największym stopniu.
Kategoryzacja: przygotowanie i zarządzanie pozycjami menu
Jeśli masz większe menu, będziesz potrzebować systemu, który kategoryzuje przepisy na podstawie przypadku użycia lub typu, aby zaoszczędzić czas. Na przykład, jeśli przygotowałeś produkty, takie jak sosy, możliwość stworzenia przepisu raz, a następnie dodania go do dania, oszczędza ci powtarzalnego wprowadzania składników.
Ta separacja jest również przydatna, gdy patrzy się na koszty żywności lub wydajność kategorii, ponieważ można zagłębić się w bardziej szczegółowy widok.
Artykuły barowe mogą być również przydatne, ponieważ docelowe koszty alkoholu, piwa i wina zwykle różnią się od kosztów żywności. Jest to kolejna wtyczka do posiadania oprogramowania do zarządzania recepturami powiązanego z zapasami, dzięki czemu możesz śledzić marnotrawstwo (takie jak nadmierne nalewanie) w przepisach barowych, jeśli masz duży program barowy w swojej restauracji.
Skalowalność i konwersje
Niektórzy ludzie rodzą się z niesamowitymi umiejętnościami matematycznymi i mogą mnożyć się lub dzielić w swoich mózgach, jak Russel Crowe w Pięknym umyśle. Dla reszty z nas, którzy nie urodzili się z tak wielką siłą umysłu , skalowanie przepisów może być nieco skomplikowane.
Zalecam poszukanie systemu zarządzania kosztami receptur i menu, który może skalować przepisy według objętości lub wielkości porcji. W ten sposób, gdy musisz zrobić potrójną porcję wina porto, będziesz dokładnie wiedzieć, ile każdego składnika użyć i nie musisz się martwić o popełnienie błędów w matematyce umysłowej!
Niektóre systemy oprogramowania do zarządzania recepturami i menu będą miały również wbudowane konwersje objętości. Na przykład mogą automatycznie konwertować jedną białą cebulę z “każda” na “100 gramów” w twoich przepisach. Może to być bardzo pomocne, ponieważ przepisy napisane według wagi lub objętości są znacznie łatwiejsze do dokładnego wyceny i skalowania.
Pamiętaj, że konwersje mogą nie być dokładnie takie same dla Twojej kuchni. Dziesięć truskawek latem będzie wyglądać inaczej niż dziesięć zimą. Średnie, duże i duże rozmiary są również całkowicie subiektywne, dlatego zalecamy poświęcenie czasu na zważenie, co masz na myśli o wadze lub objętości przez “pół żółtej cebuli” lub “20 truskawek ” podczas wprowadzania przepisów.
Nudy? Tak, ale warto zainwestować czas, jeśli szukasz dokładności i oszczędności.
Zarządzanie alergenami
O ile nie jest to oczywisty alergen, taki jak mac, ser i nabiał lub satay z kurczaka i orzeszki ziemne, może być trudno poznać lub zapamiętać każdy alergen dla każdego dania. Na szczęście zarządzanie recepturami może (i powinno!) pomóc.
Poszukaj systemu, który pozwala oznaczać przepisy odpowiednimi alergenami, aby za każdym razem, gdy pojawi się pytanie, może się do niego szybko odwołać każdy, kto ma dostęp do przepisu.
Zazwyczaj odbywa się to za pomocą listy rozwijanej dla określonych alergenów lub można je ręcznie dodać jako produkt. Jeśli twój system pozwala kategoryzować według elementów przygotowanych lub barowych, można je zapisać jako gotowy produkt i dodać do wielu przepisów (podobnie jak te sosy, o których wspomnieliśmy wcześniej).
Wiemy, że twój GM wie wszystko, ale czy nie byłoby miło nie musieć dzwonić do nich w dniu wolnym, aby sprawdzić?
Jeśli chodzi o zarządzanie kosztami receptur i menu, nie wszystkie rozwiązania są sobie równe. Ostatecznie odpowiedni produkt sprowadzi się do Twoich potrzeb biznesowych. Koszty żywności są bardziej dynamiczne niż kiedykolwiek, a system zarządzania kosztami receptur i menu zapewniający aktualne informacje pomoże Ci wyprzedzić konkurencję.
