12 ważnych wskaźników operacyjnych restauracji, których nie można ignorować

Czas czytania: 6 minutes

12 ważnych wskaźników operacyjnych restauracji, których nie można ignorować

Twoja działalność restauracyjna każdego dnia generuje cenne dane. Możesz wykorzystać te informacje, aby poprawić sposób, w jaki Twój lokal działa na co dzień i w dłuższej perspektywie.

Solidne rozwiązanie do zarządzania restauracją oferuje wiele rodzajów raportów dotyczących działalności restauracji. Dzięki wskaźnikom specyficznym dla lokalu możesz uzyskać szczegółowy wgląd w rentowność, koszty żywności i koszty pracy, uzyskując dostęp do danych, które pomagają podjąć strategiczne decyzje.

Istnieje wiele różnych wskaźników, które Twoja restauracja może monitorować i przeglądać. Niektóre raporty operacyjne restauracji są standardem w całej branży, podczas gdy inne szczegółowe, niszowe raporty oferują wartość dla określonego obszaru działalności.

Oto 12 ważnych, ale często zaniedbywanych raportów, które możesz dodać do regularnego monitorowania pracy lokalu gastronomicznego

Raporty sprzedaży

Raporty sprzedaży ( systemem zarządzania restauracją ) są podstawowym elementem strategii raportowania operacyjnego. Szczegóły w raportach sprzedaży mogą pomóc w śledzeniu skuteczności lokalu gastronomicznego w wielu lokalizacjach lub w jednej lokalizacji w zadanym czasie.

Podsumowanie dziennej sprzedaży 

Dzienne podsumowanie sprzedaży (DSS), znane również jako raport flash, pobiera migawkę sprzedaży, pracy i innych wskaźników wydajności z jednego dnia w jednej lub wielu lokalizacji. 

Zasadniczo DSS jest podsumowaniem wysokiego poziomu kluczowych wskaźników, które należy dostosowywać każdego dnia, takich jak sprzedaż, wydatki czy koszty pracy. Obserwując te wskaźniki częściej, Manager restauracji może dokonywać korekt w czasie rzeczywistym, które zapobiegają przekształceniu się małych problemów operacyjnych w większe, długoterminowe problemy.

Cotygodniowy przegląd według lokalizacji

Cotygodniowy raport z przeglądu sprzedaży( zarządzanie lokalem ), z podziałem na lokalizację, zapewnia ogólny przegląd przychodów. Możesz podzielić tygodniową sprzedaż według części dziennej, rodzaju usługi, liczby gości i średniej kontroli, kluczowych kontrolowanych wydatków i pracy. Możesz nawet użyć go do przeglądu historycznych wyników, porównując tydzień z poprzednim tygodniem lub ostatnim miesiącem, a także sprzedaż netto w porównaniu ze sprzedażą netto w zeszłym roku.

Cotygodniowy przegląd może również wzmocnić managera gastronomii na poziomie lokalu dzięki natychmiastowej pętli informacji zwrotnej. Gdy menedżerowie przeglądają to, co wydarzyło się w ubiegłym tygodniu i uzyskują migawkę bieżącego tygodnia, mogą zobaczyć wpływ swoich decyzji w czasie rzeczywistym na wydatki na pracę i inne wydatki na poziomie sklepu.

Sprawozdania operacyjne dotyczące żywności

Koszty żywności, znane również jako koszt sprzedanych towarów (CoGS), są dużym wydatkiem dla Twojej restauracji. Oto kilka pomocnych, ale czasami pomijanych wskaźników restauracyjnych, które warto przejrzeć, aby uzyskać bardziej szczegółowe spojrzenie na CoGS.

Podsumowując, ta sprawozdawczość operacyjna ( zarządzanie pracą restauracji )związana z żywnością może mieć duży wpływ na CoGS. Ponieważ Twoja restauracja konsekwentnie monitoruje zapasy, generujesz mnóstwo przydatnych danych. Te wymienione raporty restauracji mogą przekształcić te dane w szczegółowe, praktyczne informacje, które pomogą Ci zoptymalizować wydatki na żywność.

Ceny zakupów

Ponieważ ceny dostawcy mają ogromny wpływ na ogólny koszt żywności, rozważ dokładne śledzenie cen dostawców, uruchamiając otrzymywanie raportów co dwa do trzech dni.

Po pierwsze, te raporty operacyjne mogą pomóc w zidentyfikowaniu błędów cenowych, które leżą poza cenami umownymi, dzięki czemu można szybko podjąć działania w celu skorygowania naruszeń umów.

Możesz także wyświetlić sumy wszystkich artykułów zakupionych w zakresie dat, a także procent  łącznej wartości CoGS, uważnie obserwując najczęściej kupowane produkty.

Wreszcie, raport zakupów umożliwia porównanie cen artykułów między różnymi lokalizacjami  lub regionami w celu znalezienia potencjalnych możliwości ponownego sprawdzenia cen lub renegocjacji rabatów ilościowych.

Analiza rzeczywista a teoretyczna

Twoja rzeczywista i teoretyczna (AvT) analiza kosztów żywności pokazuje, ile teoretycznie powinieneś wydać na zapasy, w oparciu o sprzedaż, w porównaniu z tym, co faktycznie wydałeś, uwzględniając błędy i marnotrawstwo (food waste).

Analiza AvT po inwentaryzacji może pomóc w określeniu, gdzie można zwiększyć wydajność i zmniejszyć marnotrawstwo w ramach kosztów żywności. 

Po pierwsze, dane AvT w czasie rzeczywistym mogą dać przegląd rzeczywistego zużycia,  szczegółów sprzedanych pozycji menu, oczekiwanej realizacji planów sprzedażowych, monitoruje zakres odpadów z systemu śledzenia odpadów. Mając te informacje w ręku, możesz reagować w danej chwili na wszelkie natychmiastowe niezbędne zmiany.

Gdy będziesz gotowy do wprowadzenia większych korekt w kosztach żywności, raporty AvT mogą wskazać Ci właściwy kierunek. Można przejrzeć różnice AvT według kategorii, z podziałem na obliczenia teoretyczne vs rzeczywiste. 

Twój raport AvT przedstawia lukę między tym, co zostało zaplanowane, a tym, co zostało wykonane. Po zidentyfikowaniu tych różnic w zużyciu żywności możesz zoptymalizować koszty żywności.

Analiza pozycji menu

Przeglądanie pozycji menu jest częścią regularnych działań prowadzenia lokalu gastronomicznego. Zarówno pod kątem przepisów, jak i cen, nie powinno być strzałem w ciemno. Narzędzia takie jak analiza pozycji menu śledzą rentowność i popularność poszczególnych pozycji menu, pobierając informacje o cenie, koszcie, marży zysku i sprzedanych ilościach.

Klasyfikując te wskaźniki, możesz umieszczać przedmioty w kategoriach, takich jak „znak zapytania” (wysoka marża, niska popularność”, „gwiazdka” (wysoka marża, wysoka popularność), „puzzle” (niska marża, wysoka popularność) lub „pies” (niska marża, niska popularność).

Każda kategoria wskazuje inny sposób działania: na przykład możesz rozważyć promowanie pozycji menu „znak zapytania” lub wycofanie pozycji „psa” z menu. Ogólnie rzecz biorąc, możesz wykorzystać te spostrzeżenia do podejmowania decyzji dotyczących inżynierii menu i poprawy marż zysku.

Ceny produktów w różnych lokalizacjach

Ceny produktów w różnych lokalizacjach pozwalają zrozumieć średnią cenę zapłaconą za artykuł w określonym czasie na lokal a następnie zobaczyć tę samą średnią ze wszystkich innych lokalizacji. Sortując te średnie według kwoty można wyświetlić rozbieżności między lokalami płacącymi średnio najwyższe i najniższe koszty.

Te równoległe porównania z danymi cenowymi kategorii lub z poszczególnymi towarami mogą przygotować Cię do negocjacji z nowymi dostawcami lub umów zakupu.

Raporty o pracy i zarządzanie personelem restauracji

Wielu właścicieli restauracji i operatorów śledzi wskaźniki, takie jak całkowity koszt pracy, a także koszt pracy jako procent sprzedaży (jako część kosztu podstawowego). Jednak inne raporty o pracy mogą dostarczyć jeszcze więcej przydatnych szczegółów na temat wydatków na pracę.

Ponieważ koszt pracy jest dużym wydatkiem dla Twojej restauracji i może się zmieniać z dnia na dzień, tydzień i miesiąc, wykorzystanie raportów metryki pracy jest kluczem do codziennych korekt w celu usprawnienia budżetu pracy. Gdy menedżerowie na poziomie restauracji i planowania mają dostęp do tych przydatnych danych( system zarządzania pracownikami), mogą wprowadzać świadome zmiany, jednocześnie równoważąc obawy związane z utrzymaniem pracowników i pozytywną obsługę klienta.

Sprzedaż na godzinę pracy i obsługiwanych gości na godzinę pracy

Twoja sprzedaż na godzinę pracy (SPLH – Sales Per Labor Hour ) kreśli godziny pracy wraz ze sprzedażą. Oprócz SPLH możesz również śledzić klientów obsługiwanych na godzinę pracy. Ten dokładny wskaźnik może się zmieniać w zależności od dnia, części lub dnia tygodnia, ale posiadanie celu SPLH (lub obsługiwanych klientów) może pomóc w rozpoznaniu problemów z planowaniem ilości personelu, maksymalizując efektywność godzin pracy.

Analiza wydajności pracy według tygodnia

Twoja analiza wydajności pracy według tygodnia jest w istocie cotygodniowym spojrzeniem na SPLH i klientów obsługiwanych na godziny pracy. Te proste wskaźniki mogą być ważnym wskaźnikiem wydajności pracy, pozwalając zobaczyć, które części dnia lub zmiany są najbardziej produktywne, a które mogą wymagać przeglądu. Możesz także porównać produktywność w różnych lokalizacjach, aby zdecydować, które lokale/sektory mogą wymagać więcej uwagi lub szkolenia.

Liczba pracowników a liczba gości

Wykres liczby pracowników i gości przedstawia liczbę pracowników, którzy pracują, w porównaniu z klientami obsłużonymi w danym okresie, filtrowaną według lokalizacji. W połączeniu z prognozowaniem sprzedaży ten raport może być niezbędny do planowania na poziomie sklepu. Badając szczytowe momenty pracy z poprzednich tygodni, Twoi menedżerowie mają więcej informacji na temat tego, ilu pracowników należy zaplanować.

Praca rzeczywista a zaplanowana

Podobnie jak raport o kosztach żywności AvT, analiza rzeczywista i zaplanowana porównuje zaplanowane koszty pracy, teoretycznie, z rzeczywistymi wydatkami na pracę w określonym okresie. Pokazuje różnicę w założeniach planowania pracy. Jeśli zauważysz dużą  i chcesz zbadać źródło, możesz przejść do szczegółów dołączonych do punktów danych, takich jak nazwy stanowisk, dokładna data i nazwisko pracownika.

Ostrzeżenie o nadgodzinach

Wreszcie, raport ( zarządzanie personelem lokalu ) ostrzegający o nadgodzinach pomaga oznaczyć potencjalne nadgodziny, wyłapując każdego pracownika, który jest bliski wygenerowania nadgodzin, lub powiadamiając o pracownikach, którzy już wypracowują nadgodziny.

Ostrzeżenie o nadgodzinach śledzi cztery główne punkty danych w skali tygodnia: godziny zaplanowane, godziny rzeczywiste, przewidywane godziny (obliczone na podstawie bieżących przepracowanych godzin + pozostałe zaplanowane godziny) oraz kiedy zaczynają się nadgodziny.

Ten raport pokazuje tylko potencjalne nadgodziny, a menedżerowie muszą przeglądać i ponownie oceniać w ciągu tygodnia, aby zobaczyć, jak zmieniają się liczby. Informacje te mogą jednak służyć do natychmiastowego ostrzegania menedżerów o szczegółach potrzebnych do podejmowania strategicznych decyzji, które mogą kontrolować koszty pracy.

Raport zysków i strat

Odpowiednie zarządzanie restauracją z wykorzystaniem raportu zysków i strat, znanego również jako rachunek zysków i strat (P&L, ang. profit and loss statement) to dokument finansowy przedstawiający wyniki finansowe lokalu za określony okres czasu. Raport ten pokazuje, ile pieniędzy restauracja zarobiła i straciła w danym okresie, a także informuje o różnych kosztach związanych z prowadzeniem biznesu. Raport zysków i strat jest ważnym narzędziem zarządzania finansami lokalu, ponieważ umożliwia managerom monitorowanie wyników finansowych i podejmowanie decyzji biznesowych na podstawie tych wyników.

 Czy do zarządzani restauracją i zrozumienia potrzeb restauracji potrzebujesz oprogramowania? Czy oprogramowanie pozwala na lepsze zarządzanie lokalem? czy jednak kluczem do sukcesu są kwalifikacje managera restauracji?

Do zarządzania restauracją potrzebujesz wielu danych. Raporty operacyjne restauracji destylują duże ilości danych w szczegółowe informacje, które można wykorzystać do usprawnienia działalności w wielu różnych obszarach. Raporty specyficzne dla restauracji pozwalają zagłębić się w złożone szczegóły dotyczące przychodów, kosztów żywności i kosztów pracy.

Jeśli chcesz w pracy managera restauracji łatwo śledzić dane i wykorzystywać raportowanie operacyjne do skutecznego zarządzania lokalem, zrozumienia potrzeb restauracji, zwiększania wydajności i zysków, efektywnego zarządzania lokalem rozważ kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dostosowane do restauracji.