5 największych błędów w zarządzaniu zapasami restauracji i jak ich uniknąć
5 największych błędów w zarządzaniu zapasami restauracji i jak ich uniknąć. Przy kosztach żywności na poziomie około 30% lub wyższym, wiedza o zarządzaniu zapasami i zapobieganiu typowym błędom ma kluczowe znaczenie dla skutecznego obniżania kosztów i maksymalizacji zysków.
Nieefektywne praktyki zarządzania zapasami w restauracjach, niewłaściwe przechowywanie, luki w raportach inwentaryzacyjnych, kradzieże i marnotrawstwo to jedne z głównych przyczyn niepowodzenia nawet najbardziej udanych kuchni. Na szczęście można temu zapobiec, znając i unikając najważniejszych błędów oraz wdrażając najlepsze praktyki wokół każdego z nich.
Najpierw podzielmy dwa rodzaje kalkulacji kosztów zapasów, rzeczywiste i teoretyczne.
Wersja teoretyczna
- Rzeczywisty koszt żywności (COGS)
- Stan początkowy + zakupy – Stan końcowy = rzeczywisty koszt sprzedanych towarów (COGS)
2.Teoretyczny koszt żywności
- Stan początkowy – Teoretyczne wykorzystanie (mix sprzedaży) = Teoretyczny stan końcowy
3. Twoja teoretyczna wersja to różnica między tym, co faktycznie masz, a tym, co powinieneś. Korygowanie typowych błędów inwentaryzacyjnych jest pierwszym krokiem potrzebnym do zawężenia różnic w zapasach i zwiększenia zysków.
5 największych błędów w zarządzaniu zapasami restauracji i jak ich uniknąć
Błąd nr 1. Niedokładne, rzadkie inwentaryzacje. Aby móc rozwiązać problem, musisz posiadać bieżące informacje, przeprowadzając częstsze rozliczenia.
ROZWIĄZANIA:
- Przeprowadzaj cotygodniowe inwentaryzacje oprócz miesięcznych wycen. Liczenie tygodniowe daje dokładny obraz tego, w jaki sposób korzystasz z produktu i umożliwia podejmowanie działań w celu rozwiązania problemów.
- Policz przygotowane produkty, aby poprawić teoretyczne wariacje. Ponieważ twoje gotowe produkty są technicznie nadal produktem, który leży na twoich półkach, nie licząc, oznacza to, że twoja teoretyczna ocena wzrośnie, ponieważ nie ma zapisu, dokąd trafiły te surowe składniki.
- Przygotuj magazyny tak, aby przyspieszyć liczenie. Zamiast przechodzić z jednej strony magazynu na drugą ,w miarę przesuwania się w dół listy, układaj produkty logicznym porządku, co znacznie przyspieszy proces liczenia.
- Wykorzystaj swoje obliczenia, aby stworzyć dokładne poziomy zużycia. Stosując “widełki” oparte na rzeczywistym zużyciu a nie tylko na „zgadywaniu”, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że zamówisz odpowiednią ilość produktów.
- Planuj swoje obliczenia konsekwentnie. Zawsze licz w ten sam dzień tygodnia, o tej samej godzinie i przed/po serwisie. Utrzymanie tego tempa pozwoli ci znacznie szybciej wykryć wszelkie anomalia w magazynie– coś w stylu, “nigdy wcześniej nie zabrakło nam krewetek w poniedziałek”, co wydarzyło się w tym tygodniu? Jeśli liczysz sporadycznie, nie zauważysz, że dzieje się coś niezwykłego.
Błąd nr 2. Brak usprawnienia procesu zamawiania. Jeśli chodzi o zamawianie, organizacja jest kluczem do oszczędzania czasu i pieniędzy.
ROZWIĄZANIA:
- Niezależnie od tego, czy używasz programu Excel do zarządzania zapasami, drukowanego arkusza inwentaryzacji żywności i napojów, czy oprogramowania do inwentaryzacji żywności i napojów, upewnij się, że lista zapasów kuchni w restauracji jest podzielona według kategorii zapasów restauracji, takich jak lokalizacja przechowywania, lista wszystkich pozycji w kolejności (od półki do arkusza)
- Zamów na czas. Pośpiech w realizacji zamówienia nie zapewnia efektywnego czasu na dokładne zliczenie dostępnych zapasów, co prowadzi do błędów przy zamawianiu. Korzystaj z systemu budżetowego, aby mieć pewność, że aktywnie zarządzasz wydatkami. Łatwo jest przekupić, jeśli nie korzystasz z systemu budżetowania.
- Zmniejsz liczbę dostaw. Za każdym razem, gdy ciężarówka podjeżdża do tylnego doku, wiąże się to z kosztami. Konsolidacja dostawców i liczba dostaw realizowanych w każdym tygodniu pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze. Zarządzaj poziomami zapasów. Nadwyżki są drogie.
- Posiadanie zbyt dużej ilości zapasów pod ręką wiąże gotówkę, zachęca do kradzieży, powoduje psucie się i prowadzi do nadużywania. Staraj się mieć pod ręką średnio tylko 7 dni wartości zapasów
Błąd nr 3. Niewłaściwe procedury przyjęcia towaru lub ich brak
Niewłaściwy odbiór towaru, wpływa na wszystkie inne aspekty systemu zarządzania zapasami żywności. Począwszy od przyszłych obliczeń stanów magazynowych, po raporty różnic magazynowych. Zmarnowany czas wpłynie na jakość raportu końcowego. Braki magazynowe spowodowane złym przyjęciem towaru, wpłyną na produkcję i raport finansowy.
ROZWIĄZANIA:
- Zatrudnij kompetentny personel. Starannie przeszkol ich w zakresie kontroli jakości, dokumentacji, specyfikacji i przechowywania. Pracownicy wyznaczeni do odbioru towaru, powinni być w stanie nie tylko rozpoznawać różne poziomy jakości towarów, ale także być przeszkoleni w zakresie obsługi niezbędnej dokumentacji i prowadzenia dokumentacji cyfrowej. Co najważniejsze, przyjmujący dostawę musi wiedzieć, co zrobić, gdy pojawi się nieoczekiwana sytuacja. .
- Upewnij się, że masz odpowiedni sprzęt potrzebny do odbioru swoich towarów. Dokładna i odpowiednio dobrana waga, sondy temperatury, kalkulatory, miary, wózki, czytniki kodów kreskowych itp.
- Starannie zaplanuj swoje dostawy, wyznaczając odpowiednie godziny odbioru ze swoimi dostawcami.
- Upewnij się, że zawsze masz pod ręką wyszkolony personel w tych godzinach. Poproś przyjmujących dostawę o uzgodnienie faktur z zamówieniami zakupu. Przygotuj wydrukowaną listę zamówień, aby upewnić się, że rzeczywiście otrzymano to, czego oczekiwano.
Błąd nr 4. Źle zorganizowane magazyny
Prawidłowo utrzymywane i przygotowane magazyny, naprawdę podstawą systemu zarządzania zapasami żywności, ponieważ zapobiega marnowaniu towarów, szczególnie w wyniku zepsucia. Wykonaj cztery poniższe kroki, aby uniknąć wyrzucania produktu i pieniędzy do śmieci.
ROZWIĄZANIA:
- Należy zachować sztywne normy sanitarne (HACCP)
- Utrzymuj fizyczną czystość obszarów magazynowych. Użyj systemu pierwsze weszło, pierwsze wyszło (FIFO).
- FIFO oznacza po prostu nowsze rzeczy z tyłu, starsze z przodu, aby upewnić się, że starsze rzeczy nie zepsują się, zanim będziesz mógł ich użyć.
- Upewnij się, że towar jest rotowany na półkach w momencie jego odbioru. Prowadź zapis odpadów, aby zmniejszyć teoretyczną różnicę raporcie.
- Ponadto tworzysz praktyczną bazę danych, do kontroli i redukcji strat. Zawsze datuj i oznaczaj towary.
Błąd nr 5. Niestaranny lub nieistniejący system wydawania (kradzieże)
Kradzieże zdarzają się w firmach niezlanie od ich wielkości. 75% pracowników przynajmniej raz przyznało się do kradzieży w miejscu pracy.. Ze względu na intensywną konkurencję i malejące marże zysku, rozsądnie jest przyjrzeć się obecnie stosowanym procedurom przy wydawaniu niektórych z najbardziej wrażliwych (i cennych) pozycji magazynowych.
ROZWIĄZANIA:
- Wdrożenie „systemu dwójkowego” do liczenia; jedna osoba sprawdza półki, druga osoba zapisuje. Powstaje odpowiedzialność zespołowa, przy założeniu, i jest mniej prawdopodobne, że dwie osoby spiskują w celu wspólnej kradzieży.
- Zadbaj o odpowiedni nadzór w obszarach produkcyjnych i serwisowych. Pozostawianie pracowników godzinowych samych na dłuższy czas z produktem wartym tysiące dolarów i łatwym wyjściem tylnymi drzwiami do samochodu stwarza pokusę.
- Jeśli to możliwe, ogranicz dostęp do obszarów magazynowych i urządzeń odbiorczych tylko dla upoważnionego personelu, aby ograniczyć możliwości kradzieży. Skorzystaj z tygodniowego raportu zamówień, aby określić, które pozycje mogą wymagać dodatkowego monitorowania. Mogą to być produkty o największej rotacji.
- SPÓJNOŚĆ ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami w restauracji. Istnieje wiele narzędzi, które pomogą Ci stworzyć skuteczny system zarządzania zapasami żywności, ale nie zastąpi on całkowicie działań człowieka.
- Szkól swoich pracowników w zakresie tych systemów i bądź konsekwentny. System to działanie, a nie konfiguracja.
I na koniec taka konkluzja…
Zarządzanie magazynami może obejmować wiele aspektów ale mając na uwadze te wskazówki, możesz ulepszyć każdy obszar zarządzania zapasami/magazynem w restauracji.
Jeśli chcesz łatwo śledzić dane i uzyskać wgląd w swoje operacje, aby zwiększyć wydajność i zwiększyć zyski, być może moja oferta współpracy jest dla Ciebie. Jeśli masz pytania, napisz do mnie.
